Freitag, 16 Uhr: Die Disponentin eines Malerbetriebs erstellt zum dritten Mal in dieser Woche den Montagsplan. Die ersten beiden Versionen sind schon überholt, einmal wegen einer Krankmeldung, einmal weil ein Auftrag vorgezogen wurde.
Dieser Beitrag ist eine Anleitung. Er führt in sechs Schritten, plus einer Vorbereitung, von der ersten Datenbasis bis zum eingespielten Wochenrhythmus. Jeder Schritt lässt sich mit Whiteboard, Excel oder Software umsetzen. Am Ende stehen ein Zeitplan für die Einführung und eine Checkliste.
Überblick: Software für Einsatzplanung. Welche Funktionen eine Software braucht, wie Auftrags- und Baustellenplanung dazugehören und wie Sie den Nutzen mit eigenen Zahlen berechnen, steht im Leitfaden Software für Einsatzplanung im Handwerk.
Key Takeaways
- Zuerst die Datenbasis: Ohne vollständige Liste von Mitarbeitenden, Qualifikationen und laufenden Aufträgen funktioniert kein Plan.
- Grobplanung und Feinplanung sind getrennte Schritte mit unterschiedlichem Horizont.
- Abwesenheiten sofort eintragen, nicht erst beim Planen.
- Der Plan für die nächste Woche steht am Donnerstag, nicht am Montagmorgen.
- Änderungen gehen direkt an die Betroffenen, und das Team gibt regelmässig Rückmeldung zum Plan.
Schritt 0: Voraussetzungen schaffen
Bevor die 6 Schritte beginnen, brauchen Sie eine saubere Datenbasis. Ohne diese kämpfen Sie gegen das System statt mit ihm.
Was Sie vorbereiten müssen:
- Mitarbeiterliste mit Qualifikationen, Beschäftigungsgrad und bekannten Abwesenheiten
- Projektliste mit Deadlines, Anforderungen und Kundenkontakten
- Entscheidung über das Planungstool (App, Cloud-Lösung)
- Nominierung einer verantwortlichen Person für die Planung (muss nicht der Chef sein)
Diese Vorbereitung dauert typischerweise einen halben Tag — aber sie macht jeden folgenden Schritt einfacher.
Schritt 1: Struktur aufbauen — Mitarbeitende nach Qualifikationen erfassen
Der erste Schritt ist die vollständige Erfassung aller Mitarbeiterdaten im Planungssystem:
Qualifikationen: EFZ (Fachrichtung), Fachausweis, Führerausweis (Kat. B/C), Spezialberechtigungen (Schweissen, Höhenarbeit, Mittelspannung, etc.), Suva-Zertifikate.
Verfügbarkeit: Arbeitsmodell (100%, 80%, Schichten), fixe freie Tage, Fahrzeug vorhanden ja/nein, maximale Fahrzeit akzeptiert.
Bekannte Abwesenheiten: Bereits eingereichte Ferien, geplanter Militärdienst, bekannte Weiterbildungen. Diese sofort ins System — damit die Planung von Anfang an realistisch ist.
Bei der Zuteilung zeigt das System automatisch, welche Mitarbeitenden die nötige Qualifikation für eine Aufgabe haben — und welche nicht. Das verhindert Fehleinsätze.
Schritt 2: Grob- und Feinplanung trennen
Die häufigste Planungs-Falle: alles auf einmal planen wollen, mit zu viel Genauigkeit, zu weit im Voraus. Das führt dazu, dass der Plan ständig obsolet wird.
Grobplanung (4–12 Wochen): Welche Projekte laufen? Wie viele Personentage brauchen sie ungefähr? Wo drohen Kapazitätsengpässe? Diese Planung ist bewusst ungenau — sie dient der Kapazitätssteuerung, nicht der täglichen Zuteilung.
Feinplanung (1–5 Tage): Wer geht wohin? Mit welchem Material? Um welche Uhrzeit? Diese Planung ist präzise und wird donnerstags für die Folgewoche erstellt — dann ist noch Zeit für Anpassungen.
Trennen Sie die beiden Ebenen konsequent: Die Grobplanung erstellt der Betriebsleiter. Die Feinplanung delegieren Sie wenn möglich an den Vorarbeiter — der kennt die Baustelle besser.
Schritt 3: Abwesenheiten einpflegen — sofort, nicht irgendwann
Eine Abwesenheit, die nicht im System steht, ist eine Bombe mit Zeitzünder. Sie explodiert am Montagmorgen, wenn der Monteur nicht erscheint und niemand es im Plan hat.
Prozess für Abwesenheitsmeldungen:
- Mitarbeitender meldet Abwesenheit in der App (auch kurzfristig)
- Betriebsleiter erhält Push-Notification und bestätigt
- Der Slot wird sofort als frei markiert — sichtbar für alle
- Betroffene Projekte werden automatisch als "Achtung: freier Slot" markiert
Dieser Prozess muss konsequent sein: keine Ausnahmen, kein "ich sage es dir noch auf WhatsApp". Die App ist der einzige offizielle Kanal.
Schritt 4: Vorabpläne erstellen — Donnerstag, nicht Montag
Der beste Zeitpunkt für den Wochenplan: Donnerstag oder Freitag der Vorwoche. Damit hat das Team das Wochenende, um sich vorzubereiten. Und Sie haben noch Zeit, kurzfristige Änderungen am Freitagnachmittag einzuarbeiten.
Was in jedem Vorabplan stehen muss:
- Einsatzort mit Adresse und Anfahrtsbeschreibung
- Aufgabe und Projektstatus (was wurde letzte Woche erreicht, was kommt jetzt)
- Benötigtes Material (was ist im Fahrzeug, was muss noch beschafft werden)
- Kontaktdaten Kunde und Vorarbeiter
- Geplante Arbeitszeit (Start, Ende, Pause)
Wenn diese Informationen vollständig sind, braucht der Monteur keine Anrufe mehr — er hat alles im Telefon.
Schritt 5: Team digital informieren — Push statt Anruf
Der fertige Plan wird aktiv kommuniziert — nicht passiv geteilt. Der Unterschied: Einen Link in die WhatsApp-Gruppe schicken ist passives Teilen. Eine Push-Notification, die jeden Mitarbeitenden direkt informiert, ist aktive Kommunikation.
Standards für die Team-Kommunikation:
- Plan wird spätestens Freitagmittag für die Folgewoche verschickt
- Jede Änderung löst sofort eine Notification aus — mit Begründung
- Jeder Mitarbeitende bestätigt den Empfang (einfacher Klick reicht)
- Wer den Plan bis zu einem festen Zeitpunkt nicht bestätigt hat, wird direkt angerufen
Dieser Standard eliminiert das "ich habe es nicht gewusst" und das "ich dachte, das sei anders geplant".
Schritt 6: Feedback einholen und kontinuierlich optimieren
Einsatzplanung ist kein Einmal-Projekt — sie ist ein laufender Prozess. Jede Woche gibt es Lerneffekte: Ein Auftrag hat länger gedauert als geplant. Ein Monteur kann eine Strecke viel schneller fahren als angenommen. Auf einer Baustelle braucht es eine Qualifikation, die nicht eingeplant war.
Wöchentlicher Feedback-Prozess (15 Minuten):
- Was hat die Woche von der Planung abgewichen? (Soll-Ist-Vergleich)
- Warum? (Kundenentscheid, Schlechtwetter, falsche Zeitschätzung?)
- Was ändert sich in der nächsten Planung?
Digitale Systeme liefern diesen Soll-Ist-Vergleich automatisch. Der Betriebsleiter muss nur die Schlüsse ziehen.
Timeline: Einführung in 4 Wochen
| Woche | Aktivität | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Woche 1 | Datenbasis aufbauen, Tool einrichten | Chef + Disponentin |
| Woche 2 | Erste digitale Wochenplanung (parallel zu alt) | Disponentin |
| Woche 3 | Team-Schulung (30 Min.), App-Aktivierung | Chef |
| Woche 4 | Vollbetrieb digital, altes System abgeschaltet | Alle |
Checkliste: Effiziente Einsatzplanung
- [ ] Alle Mitarbeiterdaten mit Qualifikationen im System
- [ ] Bekannte Abwesenheiten für die nächsten 3 Monate eingetragen
- [ ] Grob- und Feinplanung als separate Prozesse definiert
- [ ] Abwesenheits-Prozess kommuniziert und geübt
- [ ] Wochenplan wird donnerstags erstellt und freitags verschickt
- [ ] Push-Notifications aktiviert für alle Mitarbeitenden
- [ ] Wöchentlicher 15-Minuten-Review im Kalender
Für die Grundlagen: Einsatzplanung im Handwerk: Grundlagen und Checkliste für Einsteiger. Und für häufige Fehler: Zeitfresser im Handwerk.
Wie Sie die Schritte in Baunex umsetzen, zeigt die Seite Einsatzplanung in Baunex.
Fazit
Sechs Schritte, rund vier Wochen Einführung und danach ein fester Wochenrhythmus. Wie viel Planungszeit Sie damit sparen, zeigt der Vergleich Ihrer eigenen Aufzeichnungen vor und nach der Umstellung. Der erste Schritt ist die Datenbasis — danach baut jeder Schritt auf dem vorherigen auf. Wer jetzt beginnt, hat in einem Monat ein System, das arbeitet. Starten Sie heute mit Baunex Einsatzplanung.
