Abwesenheitsmanagement im Handwerk Schweiz — Krankheit, Ferien und Unfall digital verwalten
KTG, UVG/Suva, Militär, Elternzeit: Wie Schweizer Handwerksbetriebe alle 5 Abwesenheitstypen rechtssicher und ohne Chaos verwalten.
Dienstag, 6:55 Uhr. Der Chef eines Elektrobetriebs in Zürich erhält eine WhatsApp: "Habe starke Rückenschmerzen, kann heute nicht kommen." Ein Mitarbeitender fehlt. Was jetzt? Wann muss das Arztzeugnis eingereicht werden? Ab welchem Tag zahlt die KTG? Muss Suva informiert werden? Und wer übernimmt die Baustelle?
Diese Situation tritt in jedem Schweizer Handwerksbetrieb mehrmals pro Monat auf. Ohne System kostet sie 2–3 Stunden. Mit System: 15 Minuten.
Key Takeaways
- 5 Abwesenheitstypen im Schweizer Handwerk erfordern je unterschiedliche Reaktion und Versicherungsmeldung
- KTG-Taggelder werden je nach Police ab Tag 3 oder Tag 30 ausgelöst — wichtig für Lohnfortzahlung
- Suva muss bei Berufsunfall sofort informiert werden — Verzögerungen können Deckung gefährden
- DSG Schweiz: Krankheitsursachen darf der Arbeitgeber grundsätzlich nicht erfragen
- Digitales Abwesenheitsmanagement reduziert Verwaltungsaufwand von 2–3h auf unter 20 Min. pro Woche
Die 5 Abwesenheitstypen im Schweizer Handwerk
1. Ferien
Gesetzlicher Anspruch (OR Art. 329a), geplant, im Voraus genehmigt. Vollständige Lohnfortzahlung. Kein Versicherungsfall. Muss im Einsatzplan geplant sein.
2. Krankheit
Kurzfristig, unplanbar. Lohnfortzahlung gemäss OR oder Versicherungsvertrag. Ab einem bestimmten Tag Arztzeugnis erforderlich (meist ab 3. Tag, im GAV geregelt). KTG-Versicherung übernimmt nach Wartefrist (3 oder 30 Tage je nach Police).
3. Berufsunfall
Sofortiger Versicherungsfall UVG (Suva oder private UVG-Versicherung). Unfall muss sofort gemeldet werden. Suva-Taggelder ab 3. Tag (80% des versicherten Lohns). Kein Arztzeugnis nötig — Unfallrapport.
4. Militär und Zivildienst
Geplant (Aufgebotsmitteilung), bekannt im Voraus. Entschädigungsordnung (EO) übernimmt 80% des Lohns (max. CHF 196 pro Tag). Betrieb meldet EO-Antrag. Ferien-Anspruch läuft parallel weiter (anteilig).
5. Elternzeit (Mutterschaft/Vaterschaft)
Mutterschaftsurlaub: 14 Wochen, 80% Lohn via EO (Mutterschaftsentschädigung). Vaterschaftsurlaub: 2 Wochen, 80% Lohn via EO (seit 2021). Bei längerer Abwesenheit: Mutterschutz-Vorschriften beachten (kein Rückkehrdruck in 16 Wochen nach Geburt).
Schweizer Recht: Was gilt für welche Abwesenheit?
| Abwesenheitstyp | Versicherung | Lohnfortzahlung | Wartefrist | Meldepflicht |
|---|---|---|---|---|
| Ferien | Keine | 100% (Arbeitgeber) | Keine | Intern |
| Krankheit | KTG | Laut OR/GAV bis KTG | 3 oder 30 Tage | Intern + KTG |
| Berufsunfall | UVG/Suva | 100% bis Tag 2, 80% ab Tag 3 | 3 Tage | Sofort Suva |
| Freizeitunfall | UVG (privat) | 100% bis Tag 2, 80% ab Tag 3 | 3 Tage | UVG-Versicherer |
| Militär/Zivil | EO | 100% (EO 80% zurück) | Keine | EO-Anmeldung |
| Mutterschaft | EO | 80% bis 14 Wochen | Keine | EO-Anmeldung |
Warum Abwesenheitsmanagement und Einsatzplanung zusammengehören
Eine Abwesenheit hat immer zwei Konsequenzen: eine administrative (Versicherung, Lohn, Dokumentation) und eine operative (wer macht die Arbeit des Ausgefallenen?).
Die meisten Betriebe haben für die administrative Seite einen Prozess — oft beim Chef oder bei der Buchhaltung. Für die operative Seite gibt es oft keinen systematischen Prozess. Das Ergebnis: Die Buchhaltung weiss, dass Monteur Huber krank ist. Die Einsatzplanung weiss es nicht — bis jemand anruft und fragt, warum die Baustelle nicht bedient wird.
Digitale Lösung: Eine Abwesenheitsmeldung im System löst automatisch zwei Aktionen aus: die administrative Meldung (Hinweis auf notwendige Versicherungsmeldung) UND die Aktualisierung des Einsatzplans.
Häufige Fehler ohne System
- Zu späte Suva-Meldung: Berufsunfälle müssen sofort gemeldet werden. Verzögerungen können Deckungsprobleme verursachen.
- Vergessene KTG-Anmeldung: Wenn die Wartefrist verstrichen ist und die KTG nicht angemeldet wurde, trägt der Betrieb den Lohn selbst.
- Arztzeugnis nicht eingefordert: Ohne Zeugnis keine KTG. Viele Betriebe vergessen, es systematisch einzufordern.
- EO-Anmeldung zu spät: Militärdienst-Entschädigungen müssen innert 5 Jahren, aber möglichst zeitnah gemeldet werden.
- Ferienanspruch nicht laufend getrackt: Am Jahresende ist unklar, wie viele Tage noch offen sind.
Digitales Abwesenheitsmanagement: Wie der Prozess aussieht
1. Mitarbeitender meldet Abwesenheit in der App
Krankheit, Unfall, Arzttermin — alles über denselben Kanal. Das System fragt: "Typ der Abwesenheit?" und gibt je nach Typ den nächsten Schritt vor.
2. Automatische Hinweise für den Betrieb
Bei Krankheit: "Arztzeugnis ab Tag X einfordern, KTG-Meldung ab Tag Y."
Bei Unfall: "Suva-Unfallmeldung erforderlich — jetzt ausfüllen."
Bei Militär: "EO-Anmeldung vorbereiten."
3. Einsatzplan-Update
Der Slot des erkrankten Mitarbeitenden wird sofort als offen markiert. Der Betriebsleiter sieht, wer verfügbar ist und kann innerhalb von 5 Minuten neu zuteilen.
4. Dokumentation
Alle Abwesenheiten sind mit Datum, Dauer und Typ gespeichert — revisionssicher und abrufbar für ArG-Kontrollen, Lohnbuchhaltung und Versicherungsabwicklung.
Integration mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Das Abwesenheitsmanagement ist nur dann vollständig, wenn es mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung verbunden ist. Eine Krankheitsmeldung muss:
- Den Zeiterfassungs-Saldo korrekt anpassen (Sollstunden nicht als Fehler werten)
- Der Lohnabrechnung den korrekten Abwesenheitstyp mitgeben (damit KTG-Abzug korrekt)
- Den Ferienanspruch nicht beeinflussen (Krankheit reduziert keine Ferien)
Ohne digitale Integration werden diese Korrekturen manuell gemacht — mit entsprechendem Fehlerrisiko.
Datenschutz: Was darf der Arbeitgeber über Krankheiten wissen?
Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und das Arbeitsrecht setzen klare Grenzen:
Erlaubt: Der Arbeitgeber darf wissen, ob ein Mitarbeitender krank ist (Ja/Nein), wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauert, und dass ein Arztzeugnis vorhanden ist.
Nicht erlaubt: Der Arbeitgeber darf grundsätzlich nicht nach der Krankheitsursache fragen, nach psychischen Erkrankungen oder nach Diagnosen. Ausnahme: arbeitsmedizinische Relevanz (z.B. Infektionskrankheiten auf Baustellen mit Lebensmittelkontakt).
Digitales System: Abwesenheitsmanagement-Systeme sollten so konfiguriert sein, dass nur das Minimum an Information erhoben wird — Typ der Abwesenheit (nicht Diagnose), voraussichtliche Dauer, Zeugnis vorhanden ja/nein.
Checkliste: Abwesenheit gemeldet — was jetzt?
Sofort (am selben Tag):
- [ ] Abwesenheit im System erfassen
- [ ] Einsatzplan aktualisieren, Neuplanung auslösen
- [ ] Kunden informieren falls Einsätze betroffen
Innerhalb 48 Stunden:
- [ ] Bei Unfall: Suva-Unfallmeldung ausfüllen
- [ ] Bei Krankheit: Arztzeugnis-Einholung ankündigen (ab Tag X)
Nach 3 Arbeitstagen:
- [ ] Arztzeugnis eingefordert?
- [ ] KTG-Voranmeldung geprüft?
- [ ] Versicherungs-Wartefrist im System verfolgt?
Mehr dazu: Ferienplanung Handwerk Schweiz und Zeiterfassung Handwerk Schweiz.
Baunex Einsatzplanung führt durch jeden Abwesenheitstyp mit automatischen Hinweisen auf Versicherungspflichten.
Fazit
Abwesenheitsmanagement ist im Schweizer Handwerk eine juristische, finanzielle und operative Aufgabe gleichzeitig. Betriebe, die alle drei Dimensionen digital verbinden, vermeiden teure Fehler (verpasste KTG, späte Suva-Meldung) und sparen gleichzeitig 2 Stunden administrative Arbeit pro Woche. Starten Sie mit Baunex Einsatzplanung.
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Häufige Fragen
Ab welchem Tag muss ein Arztzeugnis bei Krankheit eingereicht werden?
Das ist im Arbeitsvertrag oder GAV geregelt. Häufig: ab dem 3. Krankheitstag. Manche GAV verlangen erst ab dem 4. oder 5. Tag ein Zeugnis. Im Zweifel gilt: frühzeitig einfordern, da die KTG-Versicherung das Zeugnis für die Auszahlung benötigt.
Was ist der Unterschied zwischen Berufsunfall und Freizeitunfall?
Berufsunfall: passiert am Arbeitsplatz oder auf dem direkten Arbeitsweg (UVG Pflicht-Deckung, alle Arbeitgeber). Freizeitunfall: passiert in der Freizeit. Freizeitunfall ist nur versichert, wenn der Mitarbeitende mindestens 8 Stunden pro Woche arbeitet. Beide werden über den Unfallversicherer (Suva oder privat) abgewickelt.
Was passiert mit der Lohnfortzahlung bei längerer Krankheit?
Ohne KTG-Versicherung gilt die OR-Stufenskala (im ersten Jahr: 3 Wochen, dann mehr je nach Dienstjahren). Mit KTG-Versicherung (in den meisten Handwerksbetrieben): nach der Wartefrist (3 oder 30 Tage) übernimmt die KTG typischerweise 80% des Lohns für 720 Tage (2 Jahre).
Muss ich Militärdienstleistungen im Voraus wissen?
Ja, für Wiederholungskurse: Das Aufgebot kommt in der Regel mehrere Monate im Voraus. Für die Erstausbildung (RS) ist der Termin bekannt sobald der Mitarbeitende einberufen wird. Militärdienst muss im Einsatzplan vermerkt und die EO-Entschädigung zeitnah angemeldet werden.
Was gilt bei Schwangerschaft und Mutterschaftsurlaub?
Die werdende Mutter geniesst besonderen Kündigungsschutz (OR Art. 336c). Der Mutterschaftsurlaub dauert mindestens 14 Wochen nach der Geburt und wird zu 80% über die EO entschädigt. Während dieser Zeit läuft der Ferienanspruch weiter. Vaterschaftsurlaub: 2 Wochen innerhalb der ersten 6 Monate nach Geburt, ebenfalls 80% via EO.