Zeiterfassung für Handwerker — Schweizer Gesetz erklärt

Zeiterfassung ist Pflicht — auch im Handwerk

Viele Handwerksbetriebe in der Schweiz erfassen Arbeitszeiten noch auf Papier oder gar nicht. Doch das Arbeitsgesetz (ArG) ist eindeutig: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren — egal ob Elektrobetrieb, Malerei, Gartenbau oder Sanitär.

Was viele nicht wissen: Die Pflicht beschränkt sich nicht nur auf die reine Arbeitszeit. Überstunden, Wegzeiten, Pausen, Sonntagsarbeit — all das muss korrekt festgehalten werden. Wer das vernachlässigt, riskiert nicht nur Bussen, sondern verliert auch im Streitfall vor dem Arbeitsgericht.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Handwerksbetriebe in der Schweiz zur Zeiterfassung wissen müssen — von der Gesetzesgrundlage über GAV-spezifische Anforderungen bis hin zur digitalen Umsetzung auf der Baustelle.

Was das Schweizer Arbeitsgesetz verlangt

Gemäss Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1 müssen Arbeitgeber folgende Daten erfassen und aufbewahren:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit — inklusive Pausen von 30 Minuten und mehr
• Wöchentliche Arbeitszeit — Ist- und Soll-Stunden im Überblick
• Überstunden und Überzeit — beide separat dokumentiert
• Ruhezeiten — tägliche Mindestruhe (11 Stunden) und Wochenruhe
• Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit — mit Bewilligung und separater Dokumentation

Diese Aufzeichnungen müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden und bei einer Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat jederzeit vorgelegt werden können. Die Behörde hat das Recht, diese Unterlagen auch ohne Vorankündigung einzufordern.

Wichtig: Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Papier, Excel oder eine App sind alle zulässig — entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig, lesbar und nachvollziehbar sind.

Überstunden vs. Überzeit — ein Unterschied, der teuer werden kann

Das ist einer der häufigsten Fehler im Handwerk: Überstunden und Überzeit werden gleichgesetzt. Dabei sind es zwei rechtlich völlig verschiedene Konzepte.

Überstunden (Art. 321c OR):

• Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte Stundenzahl hinausgeht
• Vergütung: gleicher Lohn + mindestens 25% Zuschlag — ausser es wurde vertraglich oder per GAV anders geregelt
• Überstunden können bei gegenseitigem Einverständnis auch durch Freizeit gleicher Dauer kompensiert werden

Überzeit (Art. 12/13 ArG):

• Arbeitszeit, die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinausgeht (45 Std./Woche für Büros und Industrie; 50 Std./Woche für Handwerk und Detailhandel)
• Vergütung: zwingend mindestens 25% Zuschlag — kein Ausnahme möglich
• Maximale Überzeit: 170 Stunden pro Jahr (45-Std.-Betriebe) bzw. 140 Stunden (50-Std.-Betriebe)

Praxisbeispiel: Ein Maurer arbeitet vertraglich 45 Stunden pro Woche. In einer Woche leistet er 53 Stunden. Die ersten 5 Stunden (bis 50 Std.) sind Überstunden — mit 25% Zuschlag oder Zeitkompensation. Die letzten 3 Stunden (über 50 Std.) sind Überzeit — hier greift zwingend der gesetzliche Zuschlag.

Wer diese Stunden nicht korrekt erfasst, kann im Streitfall keine gültigen Gegenbeweise vorlegen.

Vereinfachte Zeiterfassung — für wen gilt sie?

Seit 2016 gibt es in der Schweiz zwei Erleichterungen:

1. Vereinfachte Erfassung (Art. 73b ArGV 1):

• Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit wesentlich selbst bestimmen können
• In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann dies individuell schriftlich vereinbart werden
• Es muss nur noch die tägliche Gesamtarbeitszeit erfasst werden (nicht mehr Beginn/Ende)
• Ausnahme: Bei Nacht- und Sonntagsarbeit weiterhin Beginn und Ende dokumentieren

2. Vollständiger Verzicht (Art. 73a ArGV 1):

• Nur möglich für Mitarbeitende mit grosser zeitlicher Autonomie und einem Bruttojahresgehalt über CHF 120'000
• Muss schriftlich vereinbart sein
• Arbeitgeber muss dennoch jährlich die Arbeitsbelastung besprechen und dokumentieren

Für die meisten Handwerksbetriebe gilt: Die vollständige Zeiterfassung ist Pflicht. Monteure, Poliere, Gärtner oder Elektriker auf der Baustelle fallen klar unter die ordentliche Erfassungspflicht — sie haben keine wesentliche Autonomie über ihre Arbeitszeiten.

GAV im Baugewerbe — was zusätzlich gilt

Neben dem ArG gelten für viele Handwerksbranchen Gesamtarbeitsverträge (GAV), die eigene Anforderungen an die Zeiterfassung stellen. Diese GAV sind für allgemeinverbindlich erklärte Branchen zwingend — auch für Betriebe, die keinem Verband angehören.

Bauhauptgewerbe (GAV Bauhauptgewerbe):

• Jährliche Sollarbeitszeit: 2'112 Stunden (Zielwert, Stand 2025)
• Arbeitszeitkontrolle muss geführt und dem Arbeitnehmer zugänglich gemacht werden
• Ab 2026: Reisezeit zur Baustelle muss neu zwingend in der Zeitkontrolle erfasst werden
• Überstunden-Saldo muss regelmässig ausgeglichen werden

Gebäudetechnik / suissetec (neuer GAV 2025):

• Eigene Regelungen zu Jahresarbeitszeit und Zeitkonten
• Digitale Erfassung wird zunehmend als Standard erwartet

Maler- und Gipsergewerbe (SMGV GAV 2026–2029):

• Reisezeit zur Baustelle ab 2026 neu in Zeitkontrolle zwingend
• Einheitlichere Dokumentationsanforderungen

Praktische Konsequenz: Wer in einer GAV-Branche tätig ist, muss zwei Regelwerke kennen — das ArG als Mindeststandard und den GAV als branchenspezifische Ergänzung. Im Zweifel gilt das strengere Regelwerk.

Wegzeit und Reisezeit: Was muss erfasst werden?

Ein klassisches Missverständnis: Viele Handwerksbetriebe erfassen nur die Zeit auf der Baustelle selbst — und vergessen die An- und Abfahrt.

Was gilt als Arbeitszeit?

• Fahrten vom Betrieb zur Baustelle gelten grundsätzlich als Arbeitszeit, wenn sie mit dem Firmenfahrzeug erfolgen
• Fahrten von zu Hause zur ersten Baustelle sind in der Regel private Pendelzeit — ausser der GAV regelt es anders
• Reisen zu weiter entfernten Baustellen (z.B. Montageaufträge) gelten vollständig als Arbeitszeit

Neue Entwicklung: Mit dem GAV SMGV 2026–2029 wird Reisezeit zur Baustelle neu zwingend in der Zeitkontrolle ausgewiesen — ein Trend, der sich branchenübergreifend fortsetzt.

Empfehlung: Erfassen Sie die Wegzeit separat als eigene Kategorie in Ihrem Zeiterfassungssystem. So können Sie auf Nachfrage lückenlos nachweisen, was als Arbeitszeit gilt und was nicht.

Papier vs. Digital — der ehrliche Vergleich

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Methode vor. Trotzdem ist der Unterschied in der Praxis erheblich. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich ein typischer Arbeitstag mit 3 Mitarbeitenden auf einer Baustelle unterscheidet:

Aufgabe	Papier-Rapport	Zeit (Papier)	Digitale Erfassung	Zeit (Digital)
Zeiterfassung Beginn	Handschrift auf Formular	3 Min.	Smartphone-App, Start-Tap	5 Sek.
Projektzuordnung	Manuell auf Rapport notiert	2 Min.	Automatisch via Projektwahl	10 Sek.
Pause erfassen	Separate Notiz, oft vergessen	1 Min.	Pause-Taste, automatisch	5 Sek.
Überstunden berechnen	Manuell am Abend addieren	5 Min.	Automatische Berechnung	0 Min.
Rapport ins Büro	Nächster Tag, eingescannt	15 Min.	Sofort synchronisiert	0 Min.
Monatliche Auswertung	Excel-Aufwand, fehleranfällig	4 Std./Mt.	Automatischer Report	5 Min.
Archivierung (5 Jahre)	Physische Ablage, Platzbedarf	laufend	Cloud, automatisch	0 Min.
Kontrolle Arbeitsinspektorat	Suche in Ordnern	2–3 Std.	Export als PDF, sofort	5 Min.

Ergebnis: Bei einem 8-Personen-Betrieb summiert sich der Unterschied auf bis zu 264 Stunden pro Jahr — das sind über 6 Vollzeit-Arbeitswochen, die sinnvoller eingesetzt werden können.

Digitale Zeiterfassung bietet ausserdem:

• Keine unleserlichen Rapporte — alles ist sofort digital verfügbar
• Automatische Zuordnung — Zeiten werden direkt Projekten und Kunden zugewiesen
• Revisionssicher — Änderungen werden protokolliert, kein nachträgliches «Korrigieren»
• Offline-Funktion — Erfassung auch ohne Netz auf abgelegenen Baustellen, Sync sobald Verbindung besteht
• Immer dabei — Erfassung per Smartphone direkt auf der Baustelle

Was beim Arbeitsinspektorat-Besuch geprüft wird

Das kantonale Arbeitsinspektorat kann Betriebe jederzeit kontrollieren — ohne Vorankündigung. Viele Handwerksbetriebe werden unvorbereitet erwischt. Das prüfen die Inspektoren konkret:

Dokumentation:

• Sind alle Mitarbeitenden erfasst? (auch Aushilfen, Temporäre, Lernende)
• Werden Beginn, Ende und Pausen täglich dokumentiert?
• Sind Überstunden und Überzeit separat ausgewiesen?
• Sind Sonntagsarbeiten mit entsprechender Bewilligung dokumentiert?

Aufbewahrung:

• Sind alle Aufzeichnungen der letzten 5 Jahre verfügbar?
• Sind die Unterlagen geordnet und abrufbereit?

Einhaltung der Ruhezeiten:

• Werden die 11-stündige Tagesruhe und die Wochenruhe eingehalten?
• Gibt es Ausnahmen, und sind diese korrekt dokumentiert?

Was Inspektoren nicht akzeptieren:

• «Ich weiss es auswendig» — mündliche Auskunft gilt nicht
• Nachdokumentierte Listen ohne Glaubwürdigkeit
• Fehlende Unterschriften auf Papierdokumenten
• Excel-Tabellen ohne Datumsschutz (können nachträglich geändert werden)

Tipp: Revisionssichere digitale Systeme, bei denen Änderungen protokolliert werden, sind in Kontrollen deutlich einfacher nachzuweisen.

Häufige Fehler bei der Zeiterfassung im Handwerk

Aus der Praxis kennen wir diese typischen Fallstricke:

1. Pausen werden nicht erfasst
Viele Betriebe erfassen nur Start und Ende — aber Pausen über 30 Minuten müssen separat ausgewiesen sein. Fehlt die Pause, erscheint die Arbeitszeit zu hoch.

2. Temporäre und Subunternehmer vergessen
Temporäre Arbeitnehmer fallen unter das ArG — der einsatzgebende Betrieb trägt die Mitverantwortung. Für echte Subunternehmer (selbstständig) gilt das ArG nicht, aber die Abgrenzung muss klar dokumentiert sein.

3. Überstunden werden nicht freigegeben
Überstunden gelten erst dann als solche, wenn der Arbeitgeber sie angeordnet oder zumindest genehmigt hat. Ohne Genehmigung kein Anspruch — aber trotzdem muss die Zeit erfasst sein.

4. Jahresaufzeichnungen fehlen
Einzelne Wochen sind vollständig, aber der Jahresüberblick fehlt. Das Arbeitsinspektorat prüft jedoch immer mehrere Monate oder das ganze Jahr.

5. Digitale Dokumente ohne Backup
Excel-Dateien auf dem lokalen PC — und dann eine Festplattencrash. Ohne Cloud-Backup sind die Daten weg und die 5-Jahres-Pflicht verletzt.

6. Lernende werden nicht erfasst
Lernende fallen vollständig unter das ArG. Gerade die Schutzvorschriften (maximale Tagesarbeitszeit, Ruhezeiten) müssen lückenlos dokumentiert werden.

Schritt-für-Schritt: Digitale Zeiterfassung einführen

Sie wollen vom Papier-Rapport weg? So gelingt der Umstieg ohne Chaos:

Schritt 1: Anforderungen klären (Woche 1)

Welche Mitarbeitenden müssen erfasst werden? Gibt es einen GAV? Wie viele Projekte/Baustellen laufen parallel? Klären Sie diese Grundlagen, bevor Sie eine Software wählen.

Schritt 2: Software testen (Woche 1–2)

Testen Sie 1–2 Lösungen mit einem kleinen Team. Achten Sie auf: mobile App für die Baustelle, Projektzuordnung, Offline-Funktion, Exportformat für Lohnbuchhaltung.

Schritt 3: Mitarbeitende schulen (Woche 2)

15 Minuten reichen — zeigen Sie am Smartphone, wie Start/Stop, Pausentaste und Projektwahl funktionieren. Hängen Sie eine einfache Kurzanleitung im Büro auf.

Schritt 4: Parallelbetrieb (Woche 3–4)

Führen Sie für 2–4 Wochen parallel Papier und Digital. So erkennen Sie Lücken und Mitarbeitende gewöhnen sich ohne Druck an das neue System.

Schritt 5: Papier ablösen (Monat 2)

Stellen Sie vollständig auf Digital um. Stellen Sie sicher, dass alte Papierrapporte eingescannt und archiviert sind.

Schritt 6: Monatliche Überprüfung einrichten

Richten Sie einen fixen Termin ein (z.B. letzter Montag des Monats), an dem Sie Überstunden-Salden prüfen, Monatsrapporte exportieren und Unregelmässigkeiten klären.

Typischer Zeitbedarf: Die meisten Betriebe haben innerhalb von 4–6 Wochen vollständig umgestellt. Der grösste Zeitgewinn zeigt sich bereits im ersten Monat bei der Lohnabrechnung.

Strafen bei Verstössen

Wer die Zeiterfassung nicht korrekt führt, riskiert:

• Bussen bis zu CHF 10'000 pro Verstoss
• Bei wiederholten Verstössen: strafrechtliche Konsequenzen für Geschäftsführende
• Nachteil bei Arbeitsstreitigkeiten — ohne Nachweis stehen Arbeitgeber vor Gericht schlecht da; im Zweifel gilt die Aussage des Arbeitnehmers
• GAV-Verstösse können zusätzliche Konventionalstrafen nach sich ziehen, die direkt vom Verband eingefordert werden

Besonders heikel: Wenn ein ehemaliger Mitarbeitender nachträglich Überstunden einklagt und keine Zeiterfassung vorhanden ist, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Überstunden geleistet wurden — praktisch unmöglich ohne Dokumentation.

FAQ: 5 häufige Fragen zur Zeiterfassung im Handwerk

1. Müssen auch Aushilfen und Saisonmitarbeitende erfasst werden?

Ja. Das ArG gilt für alle Arbeitnehmenden, unabhängig von der Anstellungsdauer. Auch eine eintägige Aushilfe muss erfasst werden. Ausnahme: echte Selbstständige (Subunternehmer mit eigenem Betrieb), die nicht dem ArG unterliegen — aber diese Abgrenzung muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.

2. Kann ich als Arbeitgeber die Zeiterfassung den Mitarbeitenden selbst überlassen?

Ja — und das ist sogar empfehlenswert. Selbsterfassung durch die Mitarbeitenden ist zulässig, solange der Arbeitgeber die Plausibilität prüft und die Daten am Monatsende kontrolliert und freigibt. Das System muss so aufgebaut sein, dass Nachträgliches Ändern erkennbar ist.

3. Wie lange muss ich Zeiterfassungs-Unterlagen aufbewahren?

Mindestens 5 Jahre — gemäss Art. 46 ArG. Bei GAV-Branchen können abweichende Fristen gelten. Digitale Systeme mit automatischer Archivierung erfüllen diese Anforderung ohne Aufwand.

4. Was passiert, wenn ein Mitarbeitender die Zeiterfassung vergisst?

Das ist Arbeitgeberverantwortung — nicht die des Mitarbeitenden. Sie müssen sicherstellen, dass die Erfassung erfolgt. Digitale Systeme mit Erinnerungsfunktion (Push-Benachrichtigung am Feierabend) lösen dieses Problem praktisch vollständig.

5. Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?

Rechtlich ja — sofern die Einträge vollständig, chronologisch und plausibel sind. Der Nachteil: Excel-Dateien können nachträglich geändert werden, ohne dass Änderungen sichtbar sind. Revisionssichere digitale Systeme sind deshalb im Streitfall erheblich glaubwürdiger — und werden von Arbeitsgerichten bevorzugt akzeptiert.

Fazit

Die Zeiterfassung im Handwerk ist keine Kür, sondern Pflicht — und sie ist komplexer als viele denken. Überstunden und Überzeit, GAV-Anforderungen, Wegzeiten, Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat: Wer hier lückenhaft dokumentiert, riskiert Bussen, GAV-Strafen und verliert im Streitfall.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen digitalen Lösung erfüllen Sie alle Anforderungen automatisch — und sparen dabei mehrere Stunden pro Woche. Statt Papierformulare zu suchen und Stunden manuell zusammenzuzählen, haben Sie jederzeit den aktuellen Stand — auf dem Smartphone, auf der Baustelle, in Echtzeit.

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