Die drei Referenztypen – und welche Sie brauchen
| Typ | Konto | Referenz | Einsatz |
|---|---|---|---|
| QRR (QR-Referenz) | QR-IBAN (IID 30000–31999) | 27 Stellen numerisch mit Prüfziffer | Standard für Betriebe: automatischer Abgleich je Rechnung |
| SCOR (Creditor Reference) | normale IBAN | ISO 11649 («RF…»), bis 25 Stellen | Abgleich ohne QR-IBAN, auch international |
| NON (ohne Referenz) | normale IBAN | – (nur Mitteilungstext) | Einzelfälle, Spenden – für Debitorenläufe ungeeignet |
Wichtig: QR-IBAN und QR-Referenz gehören zwingend zusammen – eine QR-Referenz auf normaler IBAN (und umgekehrt) wird von den Banken abgewiesen. Die QR-IBAN erhalten Sie von Ihrer Bank zusätzlich zur normalen IBAN; sie ist nur für das QR-Verfahren mit Referenz gedacht.
Aufbau und Gestaltungsregeln
- Zahlteil (rechts) + Empfangsschein (links) im unteren Teil der Rechnung oder als Beilage; auf Papier mit Perforation abtrennbar – aufgedruckte «Scheren-Linien» ohne Perforation sind der häufigste formale Fehler.
- Formatvorgaben (Swiss Payment Standards/Style Guide von SIX): fixe Masse des Zahlteils, Schriftgrössen, Reihenfolge der Felder, Ruhezone um den QR-Code, Schweizerkreuz im Code.
- Inhalte: Konto (QR-IBAN/IBAN), Zahlungsempfänger, Referenz, zusätzliche Informationen (z. B. Rechnungsnummer im Klartext), Zahlbar durch, Betrag, Währung (CHF/EUR).
- Betrag offen lassen ist zulässig (Kunde trägt ein) – für Handwerksrechnungen aber unüblich; Akonto- und Teilrechnungen erhalten je einen eigenen Zahlteil mit eigener Referenz.
- PDF-Rechnungen: Der Zahlteil gilt auch elektronisch; achten Sie auf ausreichende Auflösung des Codes und darauf, dass keine Software den QR-Code herunterskaliert oder beschneidet.
Warum die Referenz bares Geld wert ist
Mit QR-Referenz meldet die Bank jeden Eingang mit der Referenznummer zurück (camt-Dateien) – Ihre Software gleicht automatisch ab: Rechnung 2026-1043 bezahlt, Mahnstopp gesetzt, Skonto geprüft. Ohne Referenz heisst Zahlungsabgleich: Kontoauszug lesen, raten, nachfragen – bei Teilzahlungen und ähnlichen Beträgen fehleranfällig. Baunex vergibt die QR-Referenz automatisch pro Rechnung (auch für Akonto- und Schlussrechnungen) und verbucht Eingänge selbstständig.
Häufige Fehler aus der Praxis
- QR-Referenz mit normaler IBAN kombiniert → Zahlung wird abgewiesen, Kunde meldet sich (oder auch nicht).
- Alte ESR-Teilnehmernummern weiterverwendet – das Verfahren ist seit 30.9.2022 abgeschaltet; Vorlagen aus Alt-Software prüfen.
- Rechnungsnummer nur im QR-Code: In die «Zusätzlichen Informationen» gehört sie auch im Klartext, damit Kunden mit E-Banking-Handeingabe korrekt zuordnen.
- Zahlteil auf Seite 2 mitten im Text statt am Seitenende bzw. als eigene Seite – Scanner und Kunden erwarten die Standardposition.
- eBill verwechselt: eBill ist die digitale Zustellung ins E-Banking (eigenes Verfahren über die Netzwerkpartner) – die QR-Rechnung ersetzt sie nicht und umgekehrt; für Geschäftskunden lohnt sich beides parallel.