QR-Rechnung für Handwerker Schweiz — Pflicht seit 2022, automatisch generieren 2026
QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 Pflicht in der Schweiz. Was Handwerker über QR-IBAN, Referenznummern und MwSt-Ausweis wissen müssen — und wie die Rechnung automatisch entsteht.
Key Takeaways
- Die QR-Rechnung ist seit 01.10.2022 der einzige gültige Einzahlungsschein in der Schweiz
- Benötigt eine QR-IBAN (nicht identisch mit Ihrer normalen IBAN) — separat bei der Bank beantragen
- Pflichtfelder: QR-IBAN, Empfängeradresse, Betrag, Währung, Referenznummer oder Mitteilung
- Rechnungen ohne Einzahlungsabschnitt (nur IBAN im Text) bleiben weiterhin gültig
- Mit Handwerker-Software entsteht die QR-Rechnung automatisch aus dem Auftrag — SPS-konform
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung (offiziell: "Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung") ersetzt seit dem 1. Oktober 2022 alle früheren Einzahlungsscheine in der Schweiz. Der rote und orange ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer) sowie der klassische Bankeinzahlungsschein sind seitdem ungültig.
Rechtliche Grundlage und Geschichte
| Datum | Ereignis |
|---|---|
| 30.06.2020 | Start der QR-Rechnung parallel zu den alten Einzahlungsscheinen |
| 01.10.2022 | Alte Einzahlungsscheine vollständig abgelöst; QR-Rechnung einzige Variante |
| Ab 01.10.2022 | Kunden können Zahlungen mit alten Einzahlungsscheinen ablehnen |
Die QR-Rechnung basiert auf dem SPS Swiss Payment Standard der SIX Group und folgt der ISO 20022-Norm für Zahlungsverkehr.
Gilt die Pflicht für alle Rechnungen?
Nein — die Pflicht gilt nur, wenn Sie einen Einzahlungsabschnitt beilegen. Eine Rechnung mit IBAN und Zahlungsanweisung im Rechnungstext (ohne Einzahlungsabschnitt) ist weiterhin gültig. Viele Handwerksbetriebe stellen Rechnungen per E-Mail ohne Einzahlungsabschnitt aus — das ist rechtlich korrekt. Fügen Sie aber einen Einzahlungsabschnitt bei, muss dieser das QR-Format verwenden.
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Die Pflichtfelder der QR-Rechnung für Handwerker
Empfänger und QR-IBAN
Die QR-IBAN ist nicht identisch mit Ihrer normalen IBAN. Sie beginnt zwar ebenfalls mit "CH", hat aber eine spezifische Bankkennung (Institut-Kennung 30000–31999 für PostFinance, oder 80000–89999 für andere Institute). Sie müssen die QR-IBAN separat bei Ihrer Bank beantragen.
Pflichtangaben zum Empfänger:
- Name und Vorname oder Firmenname
- Strasse und Hausnummer
- PLZ und Ort
- Land (CH)
Betrag und Währung
- Währung: CHF oder EUR — nur diese zwei sind zulässig
- Betrag: Mit zwei Dezimalstellen (z.B. 1450.00)
- Optional: Betrag kann leer bleiben ("offener Einzahlungsschein") — der Zahlende trägt den Betrag selbst ein
Referenznummer: QR-Referenz vs. Creditor Reference
Sie können eine von zwei Referenztypen verwenden:
| Typ | Aufbau | Verwendung |
|---|---|---|
| QR-Referenz | 27-stellig, numerisch | Standard für Schweizer Banken; automatische Zuordnung |
| Creditor Reference (ISO 11649) | Max. 25 Zeichen, alphanumerisch | International; für Firmen mit internationalem Zahlungsverkehr |
Für die meisten Handwerksbetriebe ist die QR-Referenz die richtige Wahl. Sie ermöglicht automatische Zahlungszuordnung in der Buchhaltung.
Zahlungsinformationen / Mitteilung
Im Freitext-Feld (max. 140 Zeichen) können Sie Ihre Rechnungsnummer, Kundennummer oder einen Zahlungshinweis eintragen. Dieser Text ist nicht maschinenlesbar, aber für Kunden und Buchhaltung nützlich.
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QR-IBAN beschaffen — so gehen Sie vor
Bei welcher Bank?
Alle Schweizer Banken und PostFinance bieten QR-IBANs an. Den Antrag stellen Sie in der Regel über Ihr E-Banking:
- Im E-Banking unter "Konten" oder "Zahlungsverkehr" nach "QR-IBAN" suchen
- QR-IBAN für das gewünschte Geschäftskonto beantragen
- QR-IBAN aktivieren (dauert meist 1–3 Werktage)
Kosten
Die Kosten für eine QR-IBAN variieren je nach Bank:
| Bank | Kosten QR-IBAN |
|---|---|
| PostFinance | Inkl. im Geschäftskonto |
| UBS | CHF 0–30/Jahr je nach Kontomodell |
| Raiffeisen | Meist inklusive |
| Kantonalbanken | CHF 0–50/Jahr |
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QR-Rechnung + MwSt: Was muss drauf?
MWST-Nummer obligatorisch
Sind Sie steuerpflichtig (Jahresumsatz > CHF 100'000), muss Ihre MWST-Nummer auf jeder Rechnung stehen. Format: CHE-123.456.789 MWST.
Steuersatz pro Position oder als Gesamtbetrag
Für Rechnungen mit nur einem Steuersatz genügt der Gesamtbetrag inkl. Ausweis am Rechnungsende. Bei mehreren Steuersätzen müssen die Positionen nach Satz aufgeschlüsselt werden:
| Steuersatz | Anwendung |
|---|---|
| 8.1 % | Standard (Arbeitsleistung, meiste Materialien) |
| 2.6 % | Lebensmittel, Bücher (für Handwerk selten relevant) |
| 3.8 % | Beherbergung (für Handwerk nicht relevant) |
Sonderfall: Bei Renovationen und Umbau von Wohngebäuden gilt unter bestimmten Bedingungen der reduzierte Satz von 3.8 % (Hotelleriebeherbergung — nicht verwechseln mit der Wohnbauförderung). Klären Sie dies mit Ihrer Steuerberatung.
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Manuell vs. automatisch — Vergleichstabelle
| Kriterium | Manuell (Word/Excel) | Software (Baunex) |
|---|---|---|
| Zeit pro Rechnung | 20–40 Min. | 2–5 Min. |
| QR-Code generieren | Externes Tool nötig | Automatisch |
| Fehlerquote | ~15 % | < 1 % |
| SPS-Konformität | Manuell prüfen | Garantiert |
| MwSt-Ausweis | Manuell berechnen | Automatisch |
| Verknüpfung mit Auftrag | Nein | Ja |
Schritt-für-Schritt: QR-Rechnung aus Rapport generieren
- Rapport abschliessen — Stunden und Material erfasst, Kundenunterschrift eingeholt
- Rechnung aus Rapport erstellen — System übernimmt alle Positionen
- Zahlungskonditionen prüfen — Fälligkeit, Skonto, Mahnwesen
- QR-Code generiert — QR-IBAN und Referenznummer automatisch befüllt
- PDF versenden — per E-Mail oder Ausdruck, sofort zahlbar via QR-Code
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Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Normale IBAN statt QR-IBAN | Zahlung schlägt fehl | QR-IBAN bei Bank beantragen |
| Falsche Referenznummer | Automatische Zuordnung schlägt fehl | Software generiert korrekte QR-Referenz |
| Betrag falsch eingetragen | Bank lehnt ab oder Betrag stimmt nicht | Rechnungsbetrag direkt aus Kalkulation übernehmen |
| Kein MwSt-Ausweis | Steuerpflicht-Problem | MwSt immer separat ausweisen |
| Empfängeradresse unvollständig | QR-Code ungültig | Vollständige Adresse im System hinterlegen |
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Checkliste QR-Rechnung Handwerker
- [ ] QR-IBAN vorhanden (separat bei der Bank beantragt)
- [ ] Empfängeradresse vollständig (Strasse, PLZ, Ort, CH)
- [ ] Betrag korrekt mit zwei Dezimalstellen
- [ ] Währung CHF oder EUR angegeben
- [ ] Referenznummer korrekt (27-stellige QR-Referenz oder Creditor Reference)
- [ ] MWST-Nummer auf der Rechnung (falls steuerpflichtig)
- [ ] MwSt-Betrag und -Satz separat ausgewiesen
- [ ] Zahlungsfrist angegeben (empfohlen: 30 Tage)
Weiterführende Artikel: Akonto & Teilrechnung Schweiz — MwSt für Handwerker Schweiz — Skonto Zahlungsbedingungen Handwerker
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Häufige Fragen
Ab wann ist die QR-Rechnung in der Schweiz Pflicht?
Seit dem 01.10.2022 sind alle anderen Einzahlungsscheine (roter/oranger ESR) ungültig. Jede Rechnung mit Einzahlungsabschnitt muss das QR-Format verwenden. Rechnungen ohne Einzahlungsabschnitt (z.B. nur IBAN im Text) sind von dieser Pflicht nicht betroffen und bleiben gültig.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und normaler IBAN?
Die QR-IBAN beginnt ebenfalls mit CH, hat aber eine spezifische Bankkennung (Institut-Kennung 30000–31999 für PostFinance oder 80000–89999). Zusätzlich brauchen Sie eine QR-Referenznummer (27-stellig). Die QR-IBAN müssen Sie separat bei Ihrer Bank beantragen — sie ist nicht automatisch aktiviert.
Kann ich als Handwerker Rechnungen ohne QR-Code ausstellen?
Ja — Rechnungen ohne Einzahlungsabschnitt (z.B. mit IBAN und Zahlungsanweisung im Rechnungstext) sind weiterhin gültig und unterliegen nicht der QR-Pflicht. Der QR-Einzahlungsabschnitt wird nur benötigt, wenn Sie dem Kunden einen Einzahlungsschein mitgeben wollen.
Was passiert wenn meine QR-Rechnung fehlerhafte Daten enthält?
Die Bank lehnt die Zahlung ab oder ordnet sie dem falschen Konto zu. Der Kunde muss die Rechnung zur Korrektur zurückschicken. Das kostet im Schnitt 2–5 Arbeitstage Verzögerung und schadet dem professionellen Eindruck Ihres Betriebs. Software löst dieses Problem, da die Daten direkt aus dem Auftrag übernommen werden.
Wie automatisiere ich QR-Rechnungen in meinem Handwerksbetrieb?
Mit einer integrierten Handwerker-Software wie Baunex wird der QR-Code direkt aus dem Auftrag oder Rapport generiert — QR-IBAN, Betrag und MwSt korrekt befüllt, SPS-konform. Das PDF kann per Mail versendet werden. Die Zeit pro Rechnung sinkt von 20–40 Minuten auf 2–5 Minuten.