QR-Rechnung kostenlos erstellen — Schritt-für-Schritt Anleitung mit gratis Generator
Keine Buchhaltungssoftware, trotzdem korrekte QR-Rechnung? Mit dem richtigen Generator dauert es 2 Minuten. Diese Anleitung zeigt jeden Schritt — von der IBAN-Prüfung bis zum fertigen Zahlschein.
Mittwoch, 16:30 Uhr. Ein Sanitär-Betrieb aus dem Kanton Aargau hat eine Kleinreparatur abgeschlossen — Duschkopf und Dichtungen getauscht, eine Stunde Arbeit. Der Betrieb hat noch keine Buchhaltungssoftware. Der Inhaber möchte schnell eine saubere Rechnung schicken — mit QR-Zahlschein, wie es sich gehört.
Was früher kompliziert war, geht heute in zwei Minuten: ein kostenloser Generator im Browser, IBAN eingeben, Betrag angeben, Zahlschein drucken. Fertig.
Diese Anleitung zeigt, wie es geht — und was Sie beachten müssen, damit der QR-Code auch wirklich gelesen werden kann.
Key Takeaways
- Mit einem kostenlosen Generator haben Sie in unter 2 Minuten einen gültigen QR-Zahlschein
- Sie brauchen: IBAN (oder QR-IBAN), Ihren Namen und Ihre Adresse — der Rest ist optional
- Der Betrag kann leer bleiben — der Zahler trägt ihn dann selbst ein
- QR-IBAN und normale IBAN sind nicht dasselbe — für diesen Generator reicht die normale CH-IBAN
- Für mehr als 5–10 Rechnungen pro Monat lohnt sich Handwerker-Software
Was ist ein QR-Zahlschein überhaupt?
Der QR-Zahlschein (offiziell: QR-Rechnung) ersetzt seit dem 1. Oktober 2022 alle alten Einzahlungsscheine in der Schweiz. Der rote und orange Einzahlungsschein (ESR) ist seitdem nicht mehr gültig.
Der Zahlschein besteht aus zwei Teilen:
- Empfangsschein (links, schmal): Für die Buchhaltung des Empfängers
- Zahlteil (rechts, breit): Mit dem QR-Code, den der Zahler scannt
Der QR-Code enthält im Format SPC (Swiss Payments Code) alle Zahlungsinfos: Ihre IBAN, Ihren Namen, die Adresse, den Betrag und eine optionale Mitteilung. Ihr Kunde scannt den Code mit der E-Banking-App und zahlt mit einem Klick.
Was brauche ich, um eine QR-Rechnung zu erstellen?
Für einen gültigen QR-Zahlschein brauchen Sie folgende Pflichtangaben:
| Feld | Pflicht? | Beispiel |
|---|---|---|
| IBAN | ✅ Ja | CH56 0483 5012 3456 7800 9 |
| Ihr Name / Firmenname | ✅ Ja | Muster Sanitär GmbH |
| Ihre Strasse + Hausnummer | ✅ Ja | Hauptstrasse 12 |
| Ihre PLZ und Ort | ✅ Ja | 5000 Aarau |
| Betrag | ❌ Optional | 245.00 |
| Mitteilung / Referenz | ❌ Optional | Rechnung Nr. 2024-018 |
| Name des Zahlers | ❌ Optional | Max Mustermann |
Das war es. Alles andere (Empfängeradresse, Referenznummern, alternative Verfahren) ist optional oder für spezielle Anwendungsfälle.
> Wichtig: Der QR-Zahlschein ist nicht die Rechnung selbst — er ist der Einzahlungsabschnitt, der unten auf die Rechnung gedruckt wird. Sie brauchen weiterhin eine vollständige Rechnung mit Leistungsbeschreibung, MwSt-Ausweis und Datum.
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Schritt-für-Schritt: QR-Rechnung mit dem Generator erstellen
Öffnen Sie den Baunex QR-Rechnung Generator — kein Login, kein Download, funktioniert direkt im Browser.
Schritt 1: Ihre IBAN eingeben
Tragen Sie Ihre Schweizer IBAN ein. Das Format ist: CH + 2 Prüfziffern + 5-stellige Bankkennung + 12-stellige Kontonummer = 21 Zeichen total.
Beispiel: CH56 0483 5012 3456 7800 9
Der Generator prüft die IBAN automatisch per Mod-97-Prüfziffer und zeigt Ihnen sofort, ob sie gültig ist. Typische Fehlerquellen:
- Leerzeichen zu viel oder zu wenig (der Generator bereinigt das automatisch)
- Eine Ziffer vertippt (Prüfziffer schlägt an)
- Falsche IBAN-Länge (CH-IBAN ist immer 21 Zeichen)
> Tipp: Ihre IBAN finden Sie auf Ihrem Kontoauszug, im E-Banking unter "Kontodetails" oder auf Ihrer Debitkarte.
Schritt 2: Ihre Adresse eingeben
Name, Strasse, PLZ und Ort — diese Angaben werden auf dem Zahlschein unter "Zahlbar an" angezeigt. Ihr Kunde sieht beim Scannen, an wen er zahlt.
Der Generator speichert diese Angaben lokal in Ihrem Browser (localStorage). Beim nächsten Besuch sind IBAN und Adresse bereits ausgefüllt — Sie müssen sie nicht jedes Mal neu eingeben.
Schritt 3: Betrag und Mitteilung (optional)
Betrag: Tragen Sie den Rechnungsbetrag inkl. MwSt ein (z.B. 245.00). Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie einen "offenen Zahlschein" möchten — der Zahler trägt den Betrag dann selbst ein.
Mitteilung: Hier können Sie Ihre Rechnungsnummer oder einen Hinweis angeben (max. 140 Zeichen). Das erleichtert die Zuordnung bei der Verbuchung.
Schritt 4: Zahlungspflichtigen angeben (optional)
Wenn Sie wissen, wer zahlt, können Sie Name und Adresse des Kunden eintragen. Das erscheint auf dem Zahlschein unter "Zahlbar durch". Für Privatkunden ist das oft nicht nötig — für grosse Auftraggeber mit mehreren Rechnungen hilft es bei der Zuordnung.
Schritt 5: Drucken oder PDF speichern
Klicken Sie auf "Drucken / PDF". Ihr Browser öffnet den Druckdialog.
Zum Drucken: Wählen Sie Ihren Drucker und drucken Sie auf A4.
Als PDF speichern: Im Druckdialog wählen Sie "Als PDF speichern" (Chrome, Edge) oder "PDF" (Safari, Firefox). Das PDF können Sie per E-Mail versenden.
> Tipp zum Layout: Drucken Sie den QR-Zahlschein auf einem separaten Blatt — oder fügen Sie ihn am Seitenende Ihrer bestehenden Rechnung ein (dazu weiter unten mehr).
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QR-IBAN vs. normale IBAN — was ist der Unterschied?
Das ist die häufigste Frage. Kurze Antwort: Für diesen Generator reicht Ihre normale CH-IBAN.
Die lange Antwort:
| Normale IBAN | QR-IBAN | |
|---|---|---|
| Aussehen | CH56 0483... | CH45 3000... oder CH66 8000... |
| Beantragen | Haben Sie bereits | Separat bei der Bank beantragen |
| Referenztyp | NON oder SCOR | QRR (27-stellige Referenz) |
| Automatische Buchungszuordnung | Eingeschränkt | Vollautomatisch |
| Nötig für diesen Generator | Nein | Nein (optional) |
Wann brauchen Sie eine QR-IBAN?
Nur wenn Sie strukturierte Referenznummern (QRR) verwenden möchten — z.B. für automatische Buchungszuordnung in der Buchhaltung. Das ist relevant für Betriebe mit vielen Rechnungen (50+/Monat) oder wenn Ihre Bank das explizit verlangt.
Für kleinere Betriebe mit normaler Bankverbindung: die normale IBAN reicht vollkommen.
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5 häufige Fehler beim Erstellen — und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: IBAN aus der Rechnung eines Lieferanten eingeben
Passiert öfter als man denkt: Aus Versehen die IBAN eines Lieferanten eingeben statt der eigenen. Der QR-Code ist dann technisch gültig — zahlt aber auf das falsche Konto. Prüfen Sie immer: Beginnt die IBAN mit "CH" und gehört sie Ihrem Geschäftskonto?
Fehler 2: Betrag ohne MwSt
Der Betrag im QR-Zahlschein muss dem Totalbetrag entsprechen, den Ihr Kunde schuldet — inklusive MwSt. Wenn Sie CHF 200 netto berechnen und 8.1% MwSt dazurechnen, lautet der Betrag im Zahlschein: CHF 216.20.
Fehler 3: Zahlschein auf zu kleines Papier drucken
Der QR-Code muss mindestens 46×46 mm gross sein, damit Banken-Apps ihn zuverlässig lesen können. Beim Drucken auf A4 funktioniert das automatisch. Auf kleinerem Papier oder mit zu kleinem Skalierungsfaktor kann der Code unleserlich werden.
Fehler 4: QR-Code nachträglich in ein Bild konvertieren und dabei verkleinern
Wenn Sie den Zahlschein als PDF haben und dieses PDF stark verkleinert in ein Word-Dokument einfügen, verliert der QR-Code an Qualität. Besser: Den Zahlschein auf einer eigenen Seite lassen oder direkt aus dem Generator drucken.
Fehler 5: Keine Mitteilung — und dann weiss niemand mehr, welche Rechnung bezahlt wurde
Eine leere Mitteilung ist technisch erlaubt, aber im Alltag unpraktisch. Tragen Sie immer Ihre Rechnungsnummer ein (z.B. "Rg. 2024-018"). So können Sie eingehende Zahlungen sofort zuordnen — ohne lange Recherche im E-Banking.
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QR-Zahlschein auf eine bestehende Rechnung einfügen
Sie haben Ihre Rechnung bereits in Word, Excel oder als PDF? So integrieren Sie den QR-Zahlschein:
Option A: Separates Blatt
Drucken Sie den Zahlschein auf ein eigenes A4-Blatt und heften Sie es an die Rechnung. Das ist die einfachste Methode und vollkommen korrekt.
Option B: Am Ende der Rechnung
Wenn Ihre Rechnung auf einer Seite Platz hat: Fügen Sie den QR-Zahlschein in die letzte Seite ein. Speichern Sie den Zahlschein als PNG (Screenshot des Browser-Druckbereichs) und fügen Sie ihn unten auf der Rechnungsseite ein. Achten Sie auf eine Mindestgrösse von 10×10 cm.
Option C: PDF zusammenführen
Erstellen Sie den Zahlschein als PDF (über "Drucken > Als PDF speichern") und fügen Sie beide PDFs mit einem kostenlosen PDF-Tool (z.B. smallpdf.com, ilovepdf.com) zusammen.
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Wann lohnt sich Handwerker-Software statt dem Generator?
Der Generator ist ideal für gelegentliche Rechnungen oder als Einstieg. Für den Alltag hat er Grenzen:
| Situation | Generator | Software |
|---|---|---|
| 1–5 Rechnungen/Monat | ✅ Ideal | Überdimensioniert |
| 10+ Rechnungen/Monat | 🔶 Geht, aber zeitaufwendig | ✅ Empfohlen |
| MwSt-Ausweis auf Rechnung | ❌ Nicht enthalten | ✅ Automatisch |
| Rechnungen aus Rapport generieren | ❌ Nicht möglich | ✅ Ein Klick |
| Zahlungserinnerungen | ❌ Manuell | ✅ Automatisch |
| Offene-Posten-Verwaltung | ❌ Manuell | ✅ Übersicht immer aktuell |
Sobald das Erstellen von Rechnungen mehr als 20–30 Minuten pro Woche kostet, rechnet sich Software. Handwerker-Software wie Baunex generiert die QR-Rechnung direkt aus dem digitalen Rapport — inkl. korrektem MwSt-Ausweis, Kundendaten und Rechnungsnummer. Zeit bis zur fertigen Rechnung: unter 30 Sekunden.
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Fazit
Für eine korrekte QR-Rechnung ohne Software brauchen Sie keine Vorkenntnisse und keine spezielle Ausrüstung — nur Ihre IBAN und zwei Minuten Zeit. Nutzen Sie den Baunex QR-Rechnung Generator: IBAN eingeben, Betrag angeben, drucken, fertig.
Wenn Sie merken, dass das Rechnungsstellen zu viel Zeit kostet oder Fehler passieren, ist der nächste Schritt eine Handwerker-App, die den ganzen Ablauf von Rapport bis Zahlungseingang abdeckt.
Verwandte Artikel: QR-Rechnung Pflicht und automatisch generieren — Fehler bei der Rechnungsstellung — Akonto- und Teilrechnung berechnen
Das alles geht mit Baunex
Baunex ist die Plattform für Bau- und Handwerksbetriebe in der Schweiz. Zeiterfassung, Projektmanagement, Offerten und Rechnungen — alles in einer Lösung.
- Digitale Zeiterfassung per App
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Häufige Fragen
Kann ich eine QR-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware erstellen?
Ja. Mit einem kostenlosen Online-Generator wie dem Baunex QR-Rechnung Generator erstellen Sie einen gültigen QR-Zahlschein in unter 2 Minuten — ohne Software-Installation, ohne Login. Sie brauchen nur Ihre IBAN, Ihren Namen und Ihre Adresse.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und normaler IBAN?
Die normale IBAN (z.B. CH56 0483...) haben Sie bereits bei Ihrer Bank. Die QR-IBAN (beginnt mit CH45 3000... oder CH66 8000...) muss separat beantragt werden und ermöglicht strukturierte Referenznummern (QRR) für automatische Buchungszuordnung. Für den Baunex Generator reicht die normale IBAN.
Muss ich den Betrag auf dem QR-Zahlschein angeben?
Nein. Der Betrag ist optional. Wenn Sie ihn leer lassen, entsteht ein "offener Einzahlungsschein" — Ihr Kunde trägt den Betrag selbst in die E-Banking-App ein. Das ist legal und wird von allen Schweizer Banken akzeptiert.
Wie gross muss der QR-Code auf dem Ausdruck sein?
Laut Swiss Payment Standard muss der QR-Code mindestens 46×46 mm gross sein. Beim Drucken auf A4 aus dem Generator wird diese Grösse automatisch eingehalten. Verkleinern Sie den Ausdruck nicht unter 80%, da sonst die Lesbarkeit durch Banking-Apps nicht mehr garantiert ist.
Sind die eingegebenen Daten sicher?
Ja. Alle Berechnungen und QR-Code-Generierungen laufen vollständig lokal in Ihrem Browser. Es werden keine Daten an einen Server gesendet. Ihre IBAN und Adresse werden nur im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers gespeichert — sie verlassen Ihr Gerät nicht.
Ab wann lohnt sich Handwerker-Software statt dem kostenlosen Generator?
Ab etwa 10 Rechnungen pro Monat. Spätestens wenn Sie MwSt-Ausweise, Mahnungen und Offene-Posten-Listen manuell führen, kostet das mehr Zeit als die Softwarekosten. Handwerker-Software generiert die QR-Rechnung automatisch aus dem Rapport — das spart 5–10 Minuten pro Rechnung.