Warum eine Anleitung statt einer Tool-Liste
Die meisten Sanitärbetriebe scheitern bei der Automatisierung nicht am Werkzeug, sondern an der Reihenfolge. Wer mit einem Chatbot beginnt, obwohl die Rapporte noch auf Papier laufen, automatisiert den falschen Engpass. Diese Anleitung geht deshalb vom Ablauf aus: vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung.
Welche KI-Werkzeuge es für die einzelnen Bereiche gibt, was sie kosten und was der Datenschutz verlangt, steht im Praxisguide KI für Sanitärbetriebe. Den gewerkübergreifenden Überblick finden Sie unter KI im Handwerk.
Key Takeaways
- Erst messen, dann automatisieren: Eine Woche lang notieren, wie viel Zeit für Anrufe, Offerten, Planung, Rapporte und Rechnungen draufgeht.
- Die Reihenfolge folgt dem Auftrag: Anfrage, Offerte, Einsatz mit Rapport, Rechnung. Jeder Schritt baut auf den Daten des vorherigen auf.
- KI liefert Entwürfe (Offerte, Rapporttext, Rechnung). Die Freigabe bleibt beim Menschen.
- In der AXA/Sotomo-Studie 2025 berichten 57 % der KMU, die KI nutzen, von Zeitgewinnen. Nur ein Drittel hat dafür klare Datenschutzregeln. Beides gehört zur Einführung.
Schritt 1: Eine Woche lang messen
Bevor Sie Software auswählen, brauchen Sie eine Ausgangslage. Allgemeine Branchenzahlen helfen wenig, denn ein Zwei-Mann-Betrieb mit viel Service hat andere Engpässe als ein Zehn-Personen-Betrieb mit Neubauprojekten.
So gehen Sie vor:
- Eine Woche lang notieren alle im Büro und die Geschäftsleitung, wofür sie Zeit aufwenden. Es genügen fünf Kategorien: Anrufe und E-Mails, Offerten, Planung und Umdisponieren, Rapporte nachbearbeiten, Rechnungen und Mahnungen.
- Zusätzlich zählen: Anzahl Anrufe, Offerten, Einsätze und Rechnungen in dieser Woche.
- Am Ende der Woche: Wo liegt der grösste Zeitblock? Dort beginnen Sie.
Eine einfache Vorlage für die Messwoche:
| Kategorie | Was dazugehört | Was notieren |
|---|---|---|
| Anrufe und E-Mails | Anfragen, Rückfragen, Terminabsprachen | Minuten pro Tag, verpasste Anrufe |
| Offerten | Begehung nachbereiten, Offerte schreiben, nachfassen | Minuten pro Offerte |
| Planung | Tagesplanung, Umdisponieren, Notfälle einschieben | Minuten pro Tag |
| Rapporte | Papierrapporte lesen, abtippen, nachfragen | Minuten pro Rapport |
| Rechnungen | Rechnung erstellen, Zahlungen zuordnen, mahnen | Minuten pro Rechnung |
Mit diesen Zahlen können Sie später auch prüfen, ob die Automatisierung etwas bringt. Ohne Ausgangswert bleibt es beim Bauchgefühl.
Schritt 2: Anfragen und Anrufe bündeln
Anfragen kommen per Telefon, E-Mail, Website-Formular und manchmal per WhatsApp an einen Monteur. Automatisieren lässt sich erst, was an einer Stelle ankommt.
Konkrete Massnahmen:
- Ein Eingang: Alle Anfragen landen als Auftrag oder Aufgabe im selben System, mit Kunde, Adresse, Anliegen und Dringlichkeit.
- Notfall-Triage festlegen: Welche Fragen entscheiden, ob es ein Notfall ist (Wasser läuft, kein Warmwasser, Heizung aus im Winter)? Die Regeln gehören schriftlich festgehalten, egal ob ein Mensch oder eine Telefon-KI abnimmt. Hinweise zur Organisation gibt der Beitrag zum Sanitär-Notdienst.
- Telefon-KI prüfen: Wenn viele Anrufe während der Arbeit auf der Baustelle verloren gehen, kann ein KI-Telefonassistent die Anrufannahme übernehmen. Anbieter, Kosten und Schweizerdeutsch-Tauglichkeit vergleicht der Abschnitt zur Telefon-KI im Praxisguide. Wichtig: Anrufende müssen erfahren, dass sie mit einer Maschine sprechen (EDÖB).
Schritt 3: Offerten mit Vorlagen und KI-Entwurf
Die Offerte ist in vielen Sanitärbetrieben der grösste Zeitblock im Büro. Die Automatisierung erfolgt in zwei Stufen:
Stufe A: Vorlagen. Für wiederkehrende Aufträge (Boilerersatz, WC-Ersatz, Badsanierung, Enthärtungsanlage) je eine Offertvorlage mit Standardpositionen, Textbausteinen und Ausschlüssen anlegen. Das bringt schon ohne KI viel, weil niemand mehr bei null beginnt. Tipps zum Aufbau stehen in Offerten schreiben: Vorlage und Tipps.
Stufe B: KI-Entwurf. Sobald genug abgeschlossene Aufträge mit sauberer Zeit- und Materialerfassung vorliegen, kann eine Software Positionen und Mengen aus vergleichbaren Aufträgen vorschlagen oder ein Leistungsverzeichnis auslesen. Wie das funktioniert und wo die Grenzen liegen, zeigt der Beitrag KI-Schätzsoftware für Sanitäraufträge.
Regel: Jede Offerte wird von einer Fachperson geprüft, bevor sie rausgeht. Bei Bauten vor 1990 gehört die Asbestabklärung dazu.
Schritt 4: Einsatzplanung und Rapport verbinden
Die meisten Doppelerfassungen entstehen zwischen Planung, Baustelle und Büro: Der Einsatz steht an der Plantafel, der Rapport auf Papier, und das Büro tippt beides ab.
So wird daraus ein Ablauf:
- Planung digital: Aufträge aus Schritt 2 werden in der Einsatzplanung Monteuren zugeteilt, unter Berücksichtigung von Abwesenheiten, Qualifikation (z. B. Gas) und Pikett. Manche Programme schlagen dafür KI-gestützte Pläne vor. Mehr dazu unter KI-Einsatzplanung im Handwerk.
- Rapport auf dem Handy: Der Monteur erfasst Zeit, Material und Fotos direkt beim Einsatz. Mit Spracherfassung kann er Notizen diktieren, statt sie abends zu tippen. Wie ein digitaler Regierapport aufgebaut ist, zeigt der verlinkte Beitrag.
- Zeiterfassung gleich mit: Die Zeiten aus dem Rapport sind auch die Grundlage der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung. Einmal erfasst, zweimal genutzt.
Schritt 5: Rechnung und Wartung aus dem Rapport
Wenn Zeit und Material im Rapport stehen, ist die Rechnung nur noch ein Entwurf, der geprüft werden muss:
- Der abgeschlossene Rapport erzeugt einen Rechnungsentwurf: Stunden × Verrechnungssatz, Material, Zuschläge, MWST.
- Das Büro prüft Nachträge, Regiearbeiten und Pauschalen.
- Die Rechnung geht als QR-Rechnung per E-Mail raus, der Zahlungseingang wird zugeordnet.
- Offene Posten erhalten automatisch eine Erinnerung nach Ihren Zahlungsbedingungen.
Wartung: Für Kunden mit Wartungsvertrag erzeugt das System die nächste Wartung als Aufgabe, zum Beispiel für die Heizungswartung oder die Boilerentkalkung. Die Terminbestätigung an den Kunden kann automatisch erfolgen.
Regeln für jede Automatisierung
- Mensch gibt frei: Offerten, Rechnungen und Kundenmitteilungen mit Preisen werden nie vollautomatisch versendet.
- Datenschutz klären: Wer Kundendaten in ein KI-Tool gibt, braucht einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung (Art. 9 revDSG) und muss wissen, wo die Daten liegen. Details im Datenschutz-Abschnitt des Praxisguides.
- Ein System statt fünf: Jede zusätzliche Insellösung braucht eine Schnittstelle und einen weiteren Datenschutzvertrag.
- Nach drei Monaten nachmessen: Die Messwoche aus Schritt 1 wiederholen und vergleichen.
Fazit
Einen Sanitärbetrieb zu automatisieren heisst, den Weg eines Auftrags ohne Abtippen durchgängig zu machen: Anfrage, Offerte, Einsatz mit Rapport, Rechnung. KI hilft bei Entwürfen und bei der Anrufannahme, die Entscheidungen bleiben im Betrieb. Beginnen Sie dort, wo Ihre Messwoche den grössten Zeitblock zeigt, und gehen Sie erst zum nächsten Schritt, wenn der erste im Alltag funktioniert.
Baunex verbindet Offerte, Einsatzplanung, Rapport und Rechnung in einer Plattform für Schweizer Handwerksbetriebe. Sie können es kostenlos testen.
